Data management staat ook wel bekend als gegevensbeheer. De focus van gegevensbeheer ligt op het slim en georganiseerd bewaren van gegevens. Dit omvat het verzamelen, bewaken en organiseren van gegevens. Data management zorgt ervoor dat bestanden niet alleen nuttig zijn, maar ook soepel blijven functioneren zonder problemen. De waarde van data management wordt duidelijk zichtbaar voor organisaties die streven naar het implementeren van deze methode. In dit blog lees je over wat data management inhoudt en wat de voordelen zijn.
De onderdelen van data management
Er zijn verschillende aspecten die vallen onder data management. Het gaat bijvoorbeeld om het verzamelen van data. Deze verzameling kan komen uit databases, applicaties en bestanden. Deze gegevens moeten worden verzameld en opgeslagen, op een manier die gestructureerd is. Het opslaan van deze gegevens moet dus logisch gebeuren, zodat het makkelijk terug te vinden en te gebruiken is. Een goede manier hiervoor is het opslaan van gegevens in databases, tabellen en mappen. De opslag moet veilig maar wel toegankelijk zijn, zowel fysiek als online in de cloud. Dit is om ongeautoriseerde personen niet bij de gegevens te kunnen laten komen, maar om de personen die wel gegevens nodig hebben er gemakkelijk bij te kunnen laten. De beveiliging van de gegevens kan door middel van encryptie, toegangscontroles en het naleven van privacywetten. Het systeem moet ook voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals de AVG in Europa, of de HIPAA in de Verenigde Staten. Dit noemen ze ook wel data compliance. Data compliance waarborgt dat organisaties gegevens op een legale en ethische manier beheren, beschermen en gebruiken.
De voordelen
De voordelen van data management zijn veelzijdig. Het biedt organisaties de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de toekomst door effectief om te gaan met veranderende technologieën. Dit proces leidt tot meer efficiëntie doordat gegevens geordend en toegankelijk zijn. Hierdoor kunnen medewerkers sneller de informatie vinden die ze zoeken en hier acties op uitvoeren. Stel een medewerker staat voor een belangrijke beslissing, maar wilt eerst nog meer informatie hebben. De medewerkers kunnen dan in het systeem zoeken naar de benodigde informatie. Het gaat een stuk sneller dan het vorige systeem, omdat het nu geordend en overzichtelijk is. Medewerkers kunnen nu een stuk sneller een beslissing nemen. Je denkt er misschien niet zo snel aan, maar kostenbesparing is ook een groot voordeel. Waar er eerst meer tijd nodig was voor het zoeken naar informatie, is er nu een aanzienlijke tijdsbesparing door de geordendheid. Dit vermindert niet alleen de tijd, maar kan ook kosten besparen doordat beslissingen sneller genomen kunnen worden. Dit kan ook met jouw data, doordat het overzichtelijk is, kan er makkelijk informatie worden toegevoegd.
